Am Rechenzentrum besteht die Möglichkeit, Vorlagen mit Texten und Grafiken bis zum US-Format LEGAL (20,3 cm x 35.5 cm) sowie Dias (Kleinbild-Format) einzuscannen. Dazu stehen im Medienraum 107 des RRZK-B (Berrenrather Str. 136, 1. Etage) 4 Scan-Systeme zur Verfügung, 3 unter MS-Windows und 1 unter Macintosh OS.

Für den Macintosh-Arbeitsplatz, der als einziger einen Dia-Scanner hat, braucht man zusätzlich zum S-Mail-Account der PC-Account noch einen Macintosh-Account, den die Mac-Beratung einrichtet. Die Benutzung ist auch Macintosh-Neulinge unproblematisch! Wenn man Texte als Textdatei speichern und weiterverarbeiten will, wird man in der Regel direkt mit einer OCR-Software (Optical Character Recognition) scannen. Alternativ kann man einen Text als Bild einscannen und die Bilddatei später mit einer OCR-Software verarbeiten.
Bei kulturwissenschaftlich interessanten Handschriften wird eine Bilddatei das geeignete Speichermedium sein.

An den Arbeitsplätzen „Scanner PC-I und –II“ besteht die Möglichkeit, einen Text auch als Text zu "erkennen" bzw. auslesen, sodass er später bearbeitet werden kann (falls der Text als Bild ausgelesen wird, kann er nicht bearbeitet werden). Es gibt 2 Software die es ermöglichen:

1. HP PrecisionScan Pro - im Feld "Bestätigen Sie, dass die Art der Ausgabe Ihren Wünschen entspricht" muss "Text(OCR)" gewählt werden. Danach hat man, sobald man die Taste "Speichern" anklickt die Möglichkeit die Datei in folgenden Formaten zu speichern:
• PDF - AcrobatReader-Format
• Txt - einfache Textdatei (ohne Formatierung wie z.B. Schriftart oder Layout)
• Html - Webseite
• Rtf - Text mit Formatierung wie im ursprünglichen Dokument.
2. OmniPage Pro - gleichzeitig mit allen Funktionen aus 1., ermöglicht die erweiterte Optionen zur Texterkennung, wie z.B. Tabellen- und Spaltenerkennung.

Beim Einscannen von Bildern erzielt man leicht Bilddateigrößen, die kaum handzuhaben sind. Eine DIN A4-Seite hat bei 600 dpi und 16 Millionen Farben als BMP-Datei ca. 10 MB Dateigröße. Große Dateien kann man schlecht transportieren oder verschicken, ihre Bearbeitung kostet viel Zeit.

Der entscheidende Parameter für die Bilddateigröße ist die Auflösung, weitere Parameter sind Farbtiefe, Dateiformat (Kompressionsverfahren), und Bildgröße.
Man wähle die Auflösung abhängig vom Verwendungszweck. Wenn das Bild letztendlich nur am Bildschirm dargestellt wird, z.B. auf einer WWW-Seite, reichen 72 - 96 dpi.
Wenn das Bild auch ausgedruckt gut aussehen soll, hängt die benötigte Auflösung von der Auflösung und der Farbtiefe des Druckers ab. Als Daumenregel braucht man bei einem Drucker der Farbtiefe 24 Bit nur ein Viertel der Druckerauflösung, also bei einem üblichen Farbdrucker mit 600 dpi Auflösung nur 150 dpi Scanauflösung! Das reduziert die Bilddateigröße auf 1 / 16.
Wer es nicht glaubt, probiere es aus. Es ist Unsinn, für einen 600 dpi-Drucker mit 600 dpi einzuscannen!
Wenn das Bild letztendlich vergrößert oder verkleinert wird, muss man die Auflösung entsprechend um diesen Faktor skalieren. Nach einem Vorscan beschneide man das Bild grob. Man ziehe das einzuscannende Bildrechteck im Vorschaufenster so zurecht, dass nicht zu viel Rand entsteht. Dabei achte man darauf, dass das Bild nicht schief liegt, am besten lege man es am Rand an. Nachträgliches Drehen des Bildes mit einer Bildverarbeitungssoftware kann das Bild deutlich verschlechtern.
Nach dem Einscannen kann man noch in der Scansoftware oder einer Bildverarbeitungssoftware wie Photoshop die weiteren Parameter einstellen. Steht meistens fest. Wenn man kann, beschränke man sich auf den wirklich benötigten Bildausschnitt und beschneide das Bild nach dem Einscannen entsprechend. Normal ist 24 Bit (3 Bytes, true color, 16 Millionen Farben je Bildpunkt), neuere Scanner und Drucker können auch 48 Bit. Für eine Bildschirmdarstellung reichen 24 Bit allemal.
Man prüfe durch Änderung der Farbtiefe nach dem Einscannen, ob man auch mit 1 Byte Farbtiefe (256 Farben) leben kann. Das reduziert die Bildgröße gegenüber 24 Bit auf 1 Drittel. Bei Graustufenbildern empfehlen sich 256 Farben sowieso. Die verschiedenen Dateiformate unterscheiden sich in Kompressionsverfahren und Farbtiefe, und darin, ob die verwendete Kompression verlustfrei ist oder nicht.

TIF	24 Bit Farbtiefe, verlustfrei, aber schwache Komprimierung
PNG	Farbtiefe wählbar, verlustfrei, gute bis sehr gute Komprimierung
JPEG, JPG	24 Bit Farbtiefe, nicht verlustfrei, Kompressionsgrad wählbar
GIF	nur 256 Farben, Gesamtkompression deshalb meist etwas besser als bei JPG

GIF eignet sich für Grafiken mit Farbflächen, Schrift und geraden Kanten.
JPG eignet sich für Photos von nichtgrafikartigen Motiven (Meer, Himmel, Strand, Flora, Fauna ...).
JPG bricht gerade Kanten und macht Wölkchen um Schrift, siehe auch Grafikformate und Kleiner Vergleich von GIF, JPEG und PNG.

Wenn Sie jetzt der Meinung sind, dass Scannen und Bildverarbeitung doch nicht so einfach sind, können wir die Kurse des Rechenzentrums und den Beratungsdienst empfehlen.