Grafiken können auf zwei Wegen in eine Textverarbeitung eingefügt werden: Man markiert die Grafik im Grafikprogramm (im Browser oder im SPSS-Viewer) und kopiert sie in die Zwischenablage (in fast allen Programmen in der Menüleiste "Bearbeiten (Edit) > Kopieren (Copy)") oder man klickt mit der rechten Maustaste auf die zu kopierende Grafik und wählt "Kopieren" (in den meisten Programmen kann man auch die Tastenkombination Strg+C verwenden). Dann setzt man in der Textverarbeitung den Cursor auf die Stelle, an der die Grafik eingefügt werden soll und geht über die Menüleiste "Bearbeiten > Einfügen (Paste)" oder man klickt mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Stelle und wählt "Einfügen". Diese Aktion setzt die Grafik an die gewünschte Stelle. Für das Einfügen kann man meistens auch das Tastenkürzel Strg+V nutzen. Man speichert die Grafik im Grafikprogramm ab. Dann benutzt man in der Textverarbeitung, z.B. in Microsoft Word, über die Menüleiste die Funktion "Einfügen > Grafik" > "Aus Datei". Es wird ein Dateimanager eingeblendet und dort kann die zuvor abgespeicherte Datei ausgewählt werden. Diese wird dann an der Stelle eingefügt, an der der Cursor vor der Aktion stand.

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Die eingefügte Grafik kann in der Textverarbeitung in der Größe verändert werden. Dazu wird sie markiert und an den Ecken können "Anfasser" verwendet werden, um die Grafik in die passende Form zu ziehen. Dadurch kann die Grafik aber evtl. an Qualität verlieren, indem sie z. B. unschärfer wird. Daher sollte man Grafiken am besten mit einem Grafikprogramm von der Größe her auf die für das Dokument vorgesehene, gewünschte Größe anpassen. Ein Doppelklick auf die Grafik startet i.d.R. das Grafikprogramm, so dass die Grafik auch noch später verändert werden kann. Die Änderung wird dann auch in der Textverarbeitung aktualisiert.

Grafiken werden z. B. von Microsoft Word standardmäßig in ein Dokument eingebettet. Die Dateigröße kann verkleinert werden, indem eine Grafik verknüpft wird. Wenn man die Grafik über das Menü "Einfügen > Grafik" > "Aus Datei" einfügen will, klickt man auf den Pfeil neben der Schaltfläche "Einfügen" und dann auf "Verknüpfung zu Datei". Man kann die Grafik nun allerdings nicht in der Textverarbeitung bearbeiten. Damit Grafiken als verknüpfte Dateien angezeigt werden können, müssen sie unter dem Dateipfad, der im Dokument angeben ist, gespeichert sein.

Die beschriebene Vorgehenweise ist in den meisten Textverarbeitungs-Programmen nahezu identisch. Um eine Grafik bei Open-Office oder Star-Office einzufügen, wählt man ebenfalls den Menüpunkt "Einfügen > Grafik > Aus Datei". Im Fenster des Dateimanagers wählt man nun die entsprechende Grafikdatei und setzt den Haken bei „Verknüpfen“ für eine Grafik, die verknüpft und nicht eingebettet werden soll.

Textverarbeitungs-Programme können grundsätzlich Standard-Grafikdateiformate importieren. Bei Microsoft Word kann man viele weit verbreitete Grafikdateiformate entweder direkt oder unter Verwendung separater Grafikfilter in ein Dokument einfügen. Für die folgenden Grafikdateiformate benötigt man keinen eigenen Grafikfilter: Windows Enhanced Metafile (.emf), Joint Photographic Experts Group (.jpg), Portable Network Graphics (.png), Windows-Bitmap (.bmp, .rle, .dib), GIF (.gif) und Windows Metafile (.wmf). Für andere Grafikdateiformate muss zusätzlich jedoch der entsprechende Grafikfilter installiert sein.