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Allgemeines

Das RRZK bietet mit IMP/Webmail ein Web-Mail-System für die E-Mail-Bearbeitung mittels eines beliebigen JavaScript-fähigen Browsers an. Das System basiert auf der Standardsoftware IMP (Internet Messaging Program). Da es keine Restriktionen bezgl. des Anschlusses des Browsers/Clienten gibt (etwa innerhalb oder außerhalb des UKLAN), erlaubt dieses Webmail-System die Bearbeitung der Mail - sowohl von S-Mail- als auch von Uni-Accounts - weltweit an jedem PC in der gleichen Weise. Insbesondere kann auch zur Mail-Bearbeitung jederzeit zwischen diesem Webmail-System und den "konventionellen" Mail-Programmen gewechselt werden. Zu den generellen Vor- und Nachteilen der Mail-Bearbeitung mittels Webmail-Systemen sei auf das Dokument Klassische und browsergestützte Mail verwiesen.

Die Startseite für IMP ist über folgende URL zu erreichen:

https://webmail.uni-koeln.de/

Das Protokoll https stellt eine sichere, verschlüsselte Verbindung zur Übertragung der Daten zwischen dem Web-Client auf dem lokalem PC und dem Web-Server mit dem IMP-Web-Mail-System her. IMP ist nur mittels https erreichbar, nicht mittels http. Zur Funktion von IMP müssen JavaScript und Cookies aktiviert sein.





Bei der ersten Benutzung von IMP muß eine Zertifizierung vorgenommen werden, also der Austausch von Zertifikaten zwischen Client (Web-Browser) und Server. Eine ausführliche Beschreibung des Zertifizierungsvorganges sowie eine Anleitung findet sich auf der Seite Sichere Verbindungen: Zertifizierung. Benutzt man bei einer späteren Sitzung einen anderen Web-Browser, so muß der Zertifizierungsvorgang wiederholt werden.

Es empfiehlt sich, das Mailsystem IMP beim ersten Einloggen zu "personalisieren", also in den Einstellungen/Options die gewünschten Konfigurationen (z.B. Identität, Adreßbuch, Mailfilter) vorzunehmen. Eine Anleitung dazu findet man unter IMP: Einstellungen.

Eine Verschlüsselung von E-Mails mittels GnuPG oder PGP ist bei Webmail/IMP nur indirekt möglich, indem der Text auf dem lokalen PC mit einem GnuPG/PGP-Client verschlüsselt und dann die verschlüsselte Version des Textes per Copy&Paste in das Webmail-Interface übertragen wird.

IMP benutzt das Mailprotokoll IMAP, um auf den Mail-Server, die Mailbox und die Ordner zuzugreifen. Zu IMAP siehe die Seite Electronic Mail am RRZK: Hinweise zur Benutzung von IMAP.

Hinweis zur Navigation: Innerhalb des Web-Mail-Systems IMP kann nur mit den Schaltflächen des Systems navigiert werden, nicht mit den Buttons ("Vor" bzw. "Zurück") des Browsers. Ebensowenig funktioniert die Benutzung der rechten Maustaste zum Speichern von Dateien.


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Fehler/Probleme

Eine Beschreibung bereits bekannter Probleme findet sich auf der Seite Probleme bei der Benutzung von Webmail/IMP.

Bei Problemen wende man sich (nach Möglichkeit per E-Mail) an die Beratung (beratung@rrz.uni-koeln.de) unter Angabe des verwendeten Browsers und der Browserversion (z.B. Internet Explorer 5.0).


Anmelden/Login

Es besteht die Möglichkeit, sich entweder mit dem Studenten-Mail- (S-Mail) oder dem Unix/Mitarbeiter-Account einzuloggen. Die Sprache kann man ebenfalls beim Einloggen auswählen, leider funktioniert dies an dieser Stelle nicht immer. Besser ist es, die Sprachwahl in den Einstellungen/Options unter Sprache/Language vorzunehmen.

Die eigentliche Startseite von IMP/Webmail ist der geöffnete Ordner INBOX, also der Posteingangsordner. Welcher Ordner beim Anmelden geöffnet werden soll, kann man in den Einstellungen/Options unter Anmeldeaufgaben/Login Tasks auswählen.

Es wird ein automatisches Logout vorgenommen, wenn ca. 15 Minuten keine Eingabe erfolgte. Dies kann dadurch vermieden werden, dass unter
    Einstellungen -> Nachrichteneingang -> Ordneransicht aktualisieren
"5 Minuten" (anstatt der Voreinstellung "Nie") gewählt wird.

Posteingang/INBOX

Über diesen Button gelangt man zum Ordner INBOX, der nach neuen Mails überprüft wird. Eine Überprüfung des gerade geöffneten Ordners nach neuen Mails wird auch durch Klicken auf die kreisförmigen grünen Pfeile neben dem Ordnernamen durchgeführt. Die Intervalle, in denen automatisch nach neu eingegangenen Mails geschaut wird, kann man unter Einstellungen/Options -> Nachrichteneingang/New Mail einstellen.





Neue (ungelesene) Mails erscheinen fett gedruckt auf hellblauem Hintergrund. Gelesene Mails in Normalschrift auf weißem Hintergrund, beantwortete Mails erhalten einen grünen Hintergrund. Als wichtig markierte Mails erscheinen kursiv auf rosafarbenem Hintergrund.

Um eine Mail zu lesen, klickt man sie an. Enthät sie ein Attachment, so kann man dies entweder direkt öffnen (beinhaltet ein Sicherheitsrisiko) oder speichern (empfohlen). Um es zu öffnen, klickt man auf das Symbol links neben dem Attachment, das unten im Kopf/Head der Mail, also über dem eigentlichen Text, erscheint. Um die Anlage zu speichern, klickt man auf das Diskettensymbol rechts neben dem Attachment. Mittels der grau hinterlegten Leisten über und unter der Mail kann die Mail gelöscht, beantwortet, weitergeleitet, umgeleitet, der Absender auf die (Spam-)Filterliste gesetzt, der Nachrichten-Quelltext angezeigt und die Mail gespeichert oder gedruckt werden.

Die Mails können nach verschiedenen Kriterien, z.B. nach Datum oder Absender, sortiert werden, indem man auf das entsprechende Feld, also z.B. Datum/Date oder Von/From klickt. Das Feld, nach dem die Sortierung vorgenommen wird, erhält einen blauen Hintergrund. Die Sortierkriterien können auch in den Einstellungen/Options unter Anzeige-Einstellungen/Display Options festgelegt werden.

Hat man unter Einstellungen/Options die Benutzung vom Adreßbuch aktiviert (durch die Auswahl des Eigenen Adressbuches), erscheint neben den Empfänger- und Absenderadressen ein kleines Buch. Klickt man darauf, so wird die entsprechende Adresse ins Adreßbuch übernommen. War der Eintrag ins Adreßbuch erfolgreich, so erscheint eine Meldung in einer farblich abgesetzten Zeile direkt unter den Navigations-Buttons.

Hat man eine unerwünschte Nachricht (Spam) erhalten, von deren Absender man keine weiteren E-Mails erhalten möchte, so kann man eine entsprechende Filterregel (Spamfilter) definieren. Dazu wird die unerwünschte Mail markiert und dann auf Ausschlussliste/Blacklist geklickt. Es erscheint das Fenster mit den Filterregeln und einer neuen Regel: Mails, deren Absender der gleiche ist, wie bei der unerwünschten Mail, werden sofort gelöscht. Wie man Filterregeln anlegt und bearbeitet, ist auf der Seite IMP: E-Mail-Filter beschrieben.

Um E-Mails in einen anderen Ordner zu verschieben, markiert man die Mails, wählt im Pop-down-Menü auf der rechten Seite über bzw. unter den Mails den Zielordner aus und klickt dann daneben auf Verschiebe/Move. Entsprechend funktioniert das Kopieren von Mails in einen anderen Ordner. Um in einen anderen Ordner zu wechseln, wählt man im Pop-down-Menü rechts oben auf der Seite den gewünschten Ordner aus und klickt dann auf Öffne Ordner/Open Folder.


Löschen von Mails

Um eine (oder mehrere) E-Mail(s) zu löschen, markiert man in der Ordneransicht die entsprechenden Checkboxen links neben den Mails und klickt dann auf Löschen/Delete, bevor eine andere Operation durchgeführt oder auf eine andere Seite geblättert wird. Sie erscheinen dann durchgestrichen auf dunkelgrauem Hintergrund. Um so gelöschte Mails endgültig zu löschen, klickt man anschließend auf Endgültig löschen/Purge Deleted. Hat man in den Einstellungen/Options unter Nachrichten löschen und verschieben/Deleting and Moving Messages eingestellt, daß gelöschte Nachrichten nicht als gelöscht markiert, sondern in den Papierkorb/trash-Ordner verschoben werden sollen, so wird dieser automatisch nach einem bestimmten, wählbaren Zeitraum (Standardwert 30 Tage) geleert. Wer Plattenplatz freimachen muss, klicke auf Papierkorb leeren in der Werkzeugleiste.

Bei vielen Mails in einem Ordner werden die Mails auf mehreren Bildschirmseiten angezeigt. Auswahlmarkierungen, die auf einer anderen Seite als der gerade angezeigten Seite liegen, verschwinden, wenn nicht für die vorigen Seiten bereits Löschen aktiviert worden war. Man lösche also zur Vorsicht auf jeder Seite einzeln oder kontrolliere das Ergebnis des Löschens.


Neue Nachricht/Compose

Um eine neue E-Mail zu verfassen, klickt man auf den Button Neue Nachricht/Compose, wodurch sich ein neues Fenster öffnet.

Hat man unter Einstellungen/Options -> Persönliche Angaben/Personal Information eine Signatur angegeben, so erscheint diese im Nachrichtentextfeld.

Will man eine Adresse aus dem Adreßbuch verwenden, so gibt es zwei Möglichkeiten: Man kann die ersten Buchstaben des Vor- oder Nachnamens in das Empfängerfeld (bzw. Cc (Kopie) oder Bcc ("unsichtbare" Kopie) eingeben und klickt dann auf Namen suchen/Expand Names. Wird ein passender Eintrag im Adreßbuch gefunden, so wird dieser in das entsprechende Feld eingefügt. Die zweite Möglichkeit ist, auf Adressbuch/Addressbook zu klicken. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem man die gewünschten Empfängeradressen auswählen kann. Um mehrere Adressen auszuwählen, benutzt man die linke Maustaste zusammen mit der Strg/Ctrl- bzw. Option-Taste. Achtung: Bevor man das Adreßbuch benutzen kann, muß die Benutzung in den Einstellungen/Options unter Adressbücher/Addressbooks durch die Auswahl des Eigenen Adressbuches aktiviert werden.





Möchte man Sonderzeichen in den Text einfügen, so öffnet sich durch Klicken auf die Schaltfläche Sonderzeichen/Special Characters ein kleines Fenster, in welchem man das bzw. die entsprechenden Zeichen auswählen und in die neue E-Mail mittels Copy & Paste einfügen kann. Eine Anleitung findet sich hier.





Um Anlagen an die E-Mail anzuhängen, klickt man auf den Knopf Durchsuchen/Browse unter dem Textfeld. Ein neues Fenster mit den Dateien und Verzeichnissen auf dem lokalen PC wird geöffnet, in dem man die entsprechende Datei auswählt und dann mit der Schaltfläche Anhängen/Attach an die E-Mail anhängt. Will man mehrere Dateien anfügen, so muß man diesen Dialog für jede Datei einzeln durchführen.

Kopien aller gesendeten Nachrichten können in einem Ordner gesammelt werden. Dieser ist ein IMAP-Ordner und muss bereits angelegt sein. Die Einstellung erfolgt über den Menüpunkt Einstellungen.

Ordner/Folder

Über das Symbol "Ordner" bzw. "Folder" kann man Ordner erstellen, umbenennen, löschen, auf neue Mails überprüfen bzw. die Überprüfung bestimmter Ordner verhindern, sowie den Inhalt der Ordner herunterladen.

Durch Klick auf den Ordnernamen werden die darin enthaltenen Nachrichten angezeigt. Das Anzeigen der Mails eines Ordners ist auch in der Hauptansicht, dort rechts oben möglich.

Das Ablegen von Nachrichten in Ordnern erfolgt ebenfalls in der Hauptansicht mit den dafür vorgesehenen Feldern:

Standardmäßig werden alle Ordner angezeigt, auch öffentlich zugänglich gemachte Nachrichten anderer Benutzer. Diese erscheinen z.B. unter "shared folders", worunter u.a. das RRZK seine aktuellen Mitteilungen bereitstellt, sowie unter "users". Alternativ können auch nur ausgewählte Ordner ("abonnierte Ordner") angezeigt und benutzt werden. Der Wechsel zwischen den beiden Einstellungen erfolgt über "Einstellungen -> Email-Server Einstellungen". Dort kann "IMAP Ordnerabonnement benutzen?" aktiviert bzw. deaktiviert werden. Das Abonnement erfolgt dann in der Ordnerübersicht über die Aktionen "Ordner einblenden" bzw. "Ordner ausblenden". Entsprechend erscheinen in der Anzeige der Ordner (über das "Ordner"-Symbol) die Optionen " Verstecke nicht abonnierte" bzw. " Ausgeblendete Ordner anzeigen".


Einstellungen/Options

Über den Button Einstellungen/Options gelangt man zu einem Menü, in dem man IMP konfigurieren kann. Eine ausführliche Beschreibung der Konfigurationsmöglichkeiten findet sich auf der Seite IMP: Einstellungen.


Suche/Search

Es kann in allen gespeicherten Nachrichten in allen Feldern nach Begriffen gesucht werden. Ein Beispiel findet sich auf der Seite IMP: Suche.


Hilfe/Help

Dieser Button ruft - ebenso wie ein Klick auf die Fragezeichen - die Online-Hilfe zu IMP auf, die sich in einem neuen Fenster öffnet.


Adreßbuch/Addressbook

Durch diesen Button gelangt man zum Adreßbuch, das zunächst unter Einstellungen/Options -> Adressbücher/Addressbooks durch die Auswahl des Eigenen Adressbuches aktiviert werden muß. Eine Anleitung zum Arbeiten mit dem Adreßbuch findet sich auf der Seite IMP: Arbeiten mit dem Adressbuch.


Wechsel zu anderen Mail-Programmen

Ein Wechsel zu einem Mail-Programm (z.B. Thunderbird, Windows Mail oder Outlook) oder auch die gleichzeitige Benutzung eines solchen Programms ist völlig unproblematisch und erfordert keinen Export von Daten aus Webmail heraus. Bei der Konfiguration des Programms ist lediglich darauf zu achten, dass das IMAP-Protokoll für den Zugriff auf die eingehende Mail gewählt wird. Die komplette Mail einschließkich aller Ordner stehen dann im gewählten Mail-Programm zur Verfügung.


Abmelden/Logout

Durch Klicken auf den Button Abmelden/Logout loggt man sich aus dem Web-Mail-System IMP aus. Wichtig: Nach dem Bearbeiten der Mail immer ausloggen!