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Hinweise zur Umstellung von Institutsauftritten im WWW auf das neue Corporate Design

Grundsätzlich gibt es die Möglichkeiten,

• Umstieg auf ein Content Management System (CMS), z.B. das vom RRZK unterstützte Typo3,
• Einbindung des Designs in vorhandene HTML-Seiten mittels SHTML,
• Ändern/Einbindung des Designs in ein bestehendes Frameset.

Templates bzw. SHTML-Bausteine für das neue Corporate Design werden für alle Methoden vom RRZK bereitgestellt.

Content Management System

Ohne an dieser Stelle auf die Vor- und Nachteile eines CMS (vgl. Content Management Systeme am RRZK) näher einzugehen, muss ganz klar darauf hingewiesen werden, dass der Umstieg auf ein CMS ein erheblicher Aufwand (mindestens mehrere Mannmonate) darstellt. Dies hat zwei Gründe: zum einen muss sich ein Administrator (des Instituts) in die CMS-Technologie (Rechteverwaltung, Templates, Programmierung) einarbeiten, zum anderen müssen letztlich alle WWW-Seiten neu erstellt werden. Einen generellen "Import" gibt es nicht. Bestenfalls lassen sich per Copy & Paste absatz- bzw. zeilenweise Texte aus den bestehenden HTML-Seiten ind das CMS übertragen. Insbesondere müssen alle Hyperlinks separat bearbeitet werden. Der wesentliche Vorteil eines CMS besteht darin, dass die Pflege und Erstellung der Seiten wesentlich einfacher ist, insbesondere keine HTML-Kenntnisse erfordert, und damit für alle Institutsangehörigen machbar ist. Für weitere Infos siehe Typo3 am RRZK.

Deswegen soll hier näher auf die zweite Möglichkeit eingegangen werden. Dazu zunächst ein paar Worte zu SHTML.

SHTML

Die Grundaufgabe besteht darin, die HTML-Anweisungen, die das Design der Seiten erzeugen, nicht in jede HTML-Seite aufzunehmen. Insbesondere müsste dann jede Änderung am Design in allen HTML-Dateien einzeln vorgenommen werden. Das Lösung besteht darin, dass die HTML-Anweisungen, die das Design der Seiten erzeugen (u.a. eine für den Kopf und das Hauptmenü am linken Rand, eine für den Fuß sowie eine Stylesheet-Datei), in separate, zentral verwaltete Dateien ausgelagert werden und die HTML-Dateien des Instituts lediglich Verweise auf diese zentrale Design-Dateien enthalten. Der WWW-Server, der die Seiten an die Browser ausliefert, fügt dann zum Zeitpunkt des Abrufs die Design-Dateien ein. Diese Technik funktioniert also nur, nachdem die Dokumente auf den Server hochgeladen wurden, so dass eine Art "Preview" auf dem PC nicht möglich ist.

Das einfachste Hilfsmittel zur Erzeugung dieser zentralen Dateien ist das vom RRZK dafür erstellte Skript "UniDesign" (vgl. dazu Umstellung und Verwaltung von WWW-Seiten mit dem neuen Uni-Design). Damit werden erzeugt:

• eine zentrale Datei "structure.html", in der das Layout für Seitenkopf und Menüs gespeichert ist,
• eine zentrale Datei "menue.html", in der das Hauptmenü gespeichert ist, das auf der linken Seite erscheint,
• eine zentrale Datei "footer.html", in der das Layout für den Seitenfuß gespeichert ist,
• eine zentrale Style-Sheet-Datei "style.css",
• eine zentrale Datei "konfig.txt" mit den Rubrikeninformationen ,
• Dateien "dirinfo.html" in jedem Rubriken-Verzeichnis,
• eine zentrale Datei sitemap.html mit einer Sitemap für die Einrichtung (wahlweise).

Diese zentralen Dateien können jederzeit modifiziert werden und wirken sich direkt auf alle WWW-Seiten aus, in denen diese Design-Dateien verlinkt sind. Mit diesem Skript müssen dann nacheinander alle Rubriken des Webauftritts erzeugt werden. (Diese entsprechen in der Regel jeweils einem Unterverzeichnis.)

Ein relativ großer Aufwand besteht jedoch darin, in allen HTML-Dateien die SHTML-Anweisungen einzufügen, die den Bezug zu den zentralen Design-Dateien herstellen. Das ist am Dateianfang ein Block von ca. 5 Anweisungen sowie am Dateiende noch einmal eine Anweisung. (Bei dem o.a. Skript werden diese SHTML-Dateien für jede Rubrik angegeben. Dies ist also ein simpler Copy & Paste-Vorgang.) Da der bisherige Webauftritt des Instituts ja auch ein einheitliches Design hatte, müssen die entsprechenden Anweisungen vorher aus allen HTML-Dateien entfernt werden. Details über die Arbeitsweise des UniDesign-Skripts und wie die Umsetzung mit SHTML auch ohne das Skript erfolgen kann, findet man unter Anleitung für das Erstellen von Uni-Seiten mit dem neuen Design mittels SSI/shtml.

Wie kann das organisatorisch bewältigt werden, ohne den derzeitigen Webauftritt zu verunstalten? Es besteht zwar prinzipiell die Möglichkeit, die SHTML-Anweisungen einzufügen, ohne sie aktivieren, da das über eine gesonderte Anweisung (Unix-Befehl: chmod) erfolgt. Das Problem wird aber in der Regel darin bestehen, dass ja auch gleichzeitig die Anweisungen für das bisherige Instituts-Design entfernt werden müssen. Also wird eine Umstellung innerhalb des aktuellen Instituts-Webauftritts nicht sinnvoll sein. Alternativ bietet das RRZK an, das WWW-Verzeichnis des Instituts zu kopieren. (Institute sollten wegen der komplexen Rechteverwaltung nicht das komplette Institutsverzeichnis in ein Unterverzeichnis kopieren, das dann später das derzeitige Institutsverzeichnis ersetzen soll.) Dann kann in der Kopie der neue Webauftritt vorbereitet werden. Allerdings ist hier unbedingt zu beachten: Änderungen an den aktuellen Webseiten müssen parallel dazu auch in die Kopie übernommen werden. Nach Fertigstellung kann dann durch Umbenennung der Verzeichnisse (durch das RRZK) der neue Webauftritt aktiviert werden.

Mit dem "UniDesign-Skript" bereits früher erstellte Webauftritte

Falls der Webauftritt bereits mit dem "UniDesign-Skript" in einer früheren Version (mit dem Design von 2004) erstellt worden war, sind lediglich einige der zentralen Design-Dateien zu ändern. Der Aufwand kann dann als "minimal" bezeichnet werden. Mehr dazu unter Umstellung von WWW-Seiten auf das neue Uni-Design von 2006.

Framesets

Ein Webauftritt eines Instituts mittels Frames sollte in der Regel relativ problemlos auf das neue Design umgestellt werden können, zumindest provisorisch. Denn in der Regel wird das Frameset so organisiert sein, dass ein Frame den Seitenkopf (mit Institiutsname, Logo/Siegel etc), ein Frame das linke Hauptmenü, gegebenenfalls ein Frame den Seitenfuß sowie ein Frame den Content-Bereich enthalten. Der Kopf-, Menü- und Fußframe werden auf das neue Design umgestellt, gegebenenfalls vorübergehend in andersnamigen Dateien. Einigen Aufwand kann die Anpassung der Dokumente machen, die im Content-Frame angezeigt werden. In diese muss unbedingt eine Stylesheet-Datei eingebunden werden. Wurde bereits eine externe Stylesheet-Datei verwendet, so genügt es natürlich, diese auszutauschen. Andernfalls muss in alle HTML-Dateien ein Block von ca. drei Anweisungen eingefügt werden. Dies könnte aber "im laufenden Betrieb" erfolgen, da über die Stylesheet-Datei lediglich das transparente Uni-Siegel (rechts oben) eingebunden sowie die Schriftformatierungen festgelegt werden.

Eine solche Frameset-Umstellung sollte allerdings nur als Notbehelf und als vorübergehend betrachtet werden, da die Darstellung in einigen Browsern (z.B. Opera) Probleme bereitet. Mehr dazu unter Umstellung von Frame-basierten Webauftritten.